Organizando uma reunião de maneira eficaz

1- Preparando a reunião

• Estabelecer intenções claras e individuais. Comunique desde o início o que você deseja realizar durante a reunião. Seja claro sobre suas intenções e objetivos e ajuste o tema conforme necessário de acordo com as expectativas dos participantes. Regresse frequentemente ao tema se perceber que está se afastando do objetivo. 

• Certifique-se de ter os jogadores certos. Indique no convite da reunião as pessoas cuja presença é obrigatória e quais  pessoas a presença é opcional. É importante definir a importância e a pertinência  de cada um e o valor de sua presença.  Você pode tornar explícito porque cada pessoa foi convidada, e não esqueça de dizer às pessoas se elas precisam se preparar para responder/explicar algum assunto.

• Se possível, tente limitar as reuniões em media de 5 a 7 participantes. As trocas de informação entre grupo menores  costumam ser mais ricas. Quando o grupo é composto por varias pessoas alguns dos participantes se tornam espectadores.

2- Certifique-se que a reunião tenha um facilitador

• Um facilitador (responsável pela animação da reunião)  guiará o grupo com eficacia para que os objetivos sejam atendidos com a utilização de ferramentas adequadas as metas, as intenções e a cultura do grupo

• Motive, estimule e incentive as ideias e o que foi compartilhado por cada um

• Preveja um lugar para anotar os pontos importantes com os quais queira lidar fora da reunião (Parking). Isso permite que as pessoas se concentrem sem medo de que seus pontos levantados sejam esquecidos

3-  Estabeleça regras básicas

• A aplicação de regras básicas permite manter a coerência da reunião

• Não hesite em perder alguns minutos para esclarecer o formato da reunião, o tempo de participação esperado, as regras de participação ou os detalhes que permitirão que os participantes se sintam confortáveis e envolvidos desde o início da reunião.

4-  Use um formato e contexto de reunião apropriados aos resultados esperados

• Construa suas reuniões tendo em mente que existem vários formatos e contextos diferentes que podem estimular a criatividade, a inovação, a tomada de decisões, o compartilhamento de informações, a resolução de conflitos e assim por diante.

5-  Gerencie bem o tempo

• Uma gestão clara e disciplinada do tempo permite que as reuniões tenham muito mais valor. Ao tomar consciência do tempo, os participantes podem tornar-se mais responsáveis para cumprir objetivos da reunião

• Designar um gerente de tempo, idealmente um participante sem autoridade hierárquica

• Tornar visíveis os elementos a serem tratados

• Seja pontual, comece e termine a tempo, respeitando as pessoas presentes

6-  Resumir a reunião e as decisões tomadas

• Este resumo no final da reunião permite que os participantes saiam com uma compreensão comum e compartilhada e um lembrete das ações que terão que implementar.

• Envie um resumo aos participantes após o termino da reunião
• Relatório da reunião:
• Si já tem um resumo no quadro, basta tirar uma foto e enviar aos participantes
• Faça apenas o suficiente de acordo com as necessidades e durabilidade

Boa reunião!

Exemplo de regras de uma reunião

• Comece e termine no tempo previsto
• Use a lei das 2 pernas (você pode partir da reunião si você é mais importante   em outro lugar)
• Evitar utilização do telefone
• Transparência
• Etc.